Cómo se pierde un pedido dentro de un almacén: el coste de no saber dónde está cada caja

Una caja puede estar dentro del almacén y, aun así, estar perdida

En una operación logística, perder una caja no siempre significa que haya sido robada, extraviada definitivamente o enviada a un destino incorrecto.

En muchas ocasiones, el producto continúa físicamente dentro de las instalaciones.

El problema es que nadie puede determinar con suficiente certeza dónde se encuentra.

Puede estar en una estantería temporal, en una jaula de transporte, sobre un palé, en una estación de packing o esperando en una zona de expedición.

Pero si su última ubicación no está registrada, localizarlo puede convertirse en una tarea complicada.

Esto sucede especialmente cuando los procesos dependen de movimientos manuales y existen diferentes departamentos involucrados.

La diferencia entre tener una mercancía y controlar una mercancía está en conocer su ubicación, su estado y su siguiente destino.

Un almacén puede disponer de un sistema de gestión avanzado y seguir perdiendo la trazabilidad si los movimientos físicos no se registran correctamente.

1. Todo comienza cuando se genera la orden

Antes de que un operario recoja un artículo, normalmente existe una orden que indica qué debe prepararse.

Puede tratarse de un pedido de cliente, una orden interna de reposición, un traslado entre ubicaciones o una necesidad de abastecimiento.

El sistema de gestión de almacenes, conocido como WMS o SGA, debe relacionar la orden con la referencia, la cantidad solicitada y la ubicación prevista de recogida.

También puede establecer prioridades, rutas de preparación y condiciones especiales de manipulación.

En esta primera fase ya resulta importante contar con identificadores claros.

Un número de pedido permite identificar la solicitud.

Un código de artículo permite identificar la referencia.

Una ubicación permite conocer dónde debería encontrarse el producto.

Sin embargo, estos datos todavía no demuestran que el artículo haya sido recogido.

Para eso necesitamos registrar la ejecución real.

2. El picking: el primer momento crítico

El picking consiste en recoger los artículos necesarios para preparar una orden.

En un proceso controlado, el operario recibe la tarea mediante un terminal de radiofrecuencia, un dispositivo móvil u otro sistema de trabajo.

Al llegar a la ubicación, debería confirmar que se encuentra en el lugar correcto y que recoge la referencia y cantidad correspondientes.

Según el diseño del proceso, esta validación puede incluir el escaneo de la ubicación, del código del producto o de ambos.

¿Qué sucede si no se escanea?

Imaginemos que un operario recoge una caja de una estantería, pero no registra correctamente la operación.

Físicamente, la caja ya no está donde estaba.

Sin embargo, el sistema puede continuar mostrando una cantidad incorrecta en esa ubicación o dejar la tarea sin confirmar.

A partir de ese momento aparecen dos realidades distintas.

La realidad física: el artículo se ha movido.

La realidad digital: el sistema no refleja correctamente ese movimiento.

Esta diferencia puede provocar errores de inventario, búsquedas innecesarias o nuevas tareas sobre mercancía que ya ha sido manipulada.

Cada movimiento que modifica el estado o la ubicación de una mercancía debe reflejarse en el sistema mediante el procedimiento de confirmación correspondiente.

3. El problema no termina cuando el producto se recoge

Uno de los errores de diseño más importantes consiste en considerar que un pedido está controlado simplemente porque se ha completado el picking.

En realidad, todavía pueden quedar varias fases antes de la expedición.

El artículo puede necesitar clasificación, consolidación, control de calidad, embalaje, etiquetado o traslado a otra zona.

Durante este recorrido puede cambiar varias veces de ubicación.

Y cada transferencia representa un posible punto de pérdida de trazabilidad.

La zona de tránsito: donde empiezan muchas búsquedas

Supongamos que un operario prepara una caja y la deposita en una jaula de transporte.

La tarea de picking aparece como completada.

Pero el sistema no registra en qué jaula se ha depositado la caja.

Cuando otro trabajador intenta localizarla, sabe que fue preparada, pero no puede identificar su contenedor físico.

Si existen veinte jaulas similares en la zona, la búsqueda puede requerir revisar varias de ellas.

El problema no está necesariamente en que el operario haya trabajado mal.

Puede estar en que el procedimiento no exige identificar el contenedor o confirmar el destino.

Una solución es asignar un identificador único a cada jaula, carro, palé o unidad logística y registrar la asociación con los artículos o pedidos que contiene.

De esta manera, el sistema no necesita conocer únicamente que una caja fue preparada.

También puede indicar dónde quedó depositada.

4. Escanear la ubicación de destino es tan importante como escanear el origen

En muchos procesos, se presta especial atención a confirmar la recogida de un artículo.

Sin embargo, el control de la ubicación de destino puede ser igual de importante.

No basta con registrar que una mercancía salió de una estantería.

También necesitamos saber dónde terminó.

Imaginemos el siguiente movimiento:

Un artículo se recoge de la ubicación A-03-02.

Después se deposita en el carro de picking C-018.

El carro se traslada a la zona de clasificación.

Finalmente, la caja pasa a la estación de packing P-07.

Si el sistema registra correctamente estas transiciones, puede reconstruir el recorrido.

Si únicamente registra la primera recogida, las siguientes fases quedan fuera de control.

La solución no consiste necesariamente en escanear cada metro recorrido.

Consiste en definir puntos de control adecuados para cada cambio de custodia, ubicación o estado operativo.

La trazabilidad debe seguir a la mercancía durante todo el proceso, no detenerse cuando finaliza una tarea individual.

5. Packing: el pedido también puede perderse durante el embalaje

El packing es una fase especialmente importante porque transforma los artículos preparados en una unidad lista para su expedición.

En esta etapa pueden realizarse comprobaciones de contenido, embalaje, etiquetado y asociación con el pedido correspondiente.

Un procedimiento controlado debería permitir identificar qué artículos se han incorporado a cada caja o bulto.

También debería registrar cuándo se ha completado el embalaje y cuál es el identificador de la unidad resultante.

El problema de las cajas sin identificación

Imaginemos que un trabajador termina de embalar un pedido y deja la caja sobre una mesa de salida.

La etiqueta de transporte todavía no se ha generado o no se ha asociado correctamente al pedido.

Posteriormente, otro operario mueve esa caja junto a otras similares.

Aunque el contenido sea correcto, la unidad puede resultar difícil de identificar.

Por eso, el proceso de packing debe definir cuándo se genera la identificación definitiva del bulto y cómo se controla la mercancía mientras espera.

Una caja cerrada sin una identificación fiable puede convertirse rápidamente en una incidencia.

Del artículo al bulto

Existe una diferencia importante entre identificar una referencia y localizar una unidad física concreta.

Un código de producto permite saber qué tipo de artículo es.

Pero no siempre permite distinguir una caja específica de otra que contiene la misma referencia.

Para conseguir trazabilidad individual es necesario utilizar identificadores adecuados al nivel de control requerido.

En determinados procesos pueden emplearse números de serie, identificadores de contenedor, códigos de bulto o estándares de unidad logística como el SSCC.

Lo fundamental es mantener la relación entre el artículo, el pedido y la unidad física en la que se encuentra.

6. El traslado entre departamentos: un punto de riesgo

En muchos almacenes, los departamentos trabajan con objetivos y responsables diferentes.

Picking prepara.

Clasificación organiza.

Packing embala.

Expediciones entrega al transportista.

El problema aparece cuando cada departamento controla únicamente su parte del proceso.

Una caja puede figurar como terminada en picking, pero todavía no aparecer como recibida en packing.

Durante ese intervalo, su ubicación o custodia puede quedar poco clara.

Registrar la entrega y la recepción

Un modelo robusto puede incorporar confirmaciones en las transferencias relevantes.

El departamento de origen registra que entrega una unidad identificada.

El departamento de destino confirma que la recibe.

De esta forma, el sistema permite distinguir si una caja está pendiente de traslado, en tránsito o recibida en la siguiente zona.

No todos los procesos necesitan dos escaneos independientes en cada transferencia.

En instalaciones automatizadas, determinadas confirmaciones pueden realizarse mediante transportadores, lectores fijos u otros controles validados.

La regla es que exista evidencia suficiente del movimiento y que los estados del sistema correspondan con la realidad física.

Cuando una caja pasa de un departamento a otro, también debe quedar claro quién asume su siguiente fase de gestión.

7. Expediciones: el último control antes de salir del almacén

Una vez preparado y embalado, el pedido puede trasladarse a una zona de consolidación o expedición.

Allí se organiza según transportista, ruta, muelle, destino o franja de salida.

Este proceso también necesita trazabilidad.

Una caja puede estar correctamente preparada y etiquetada, pero terminar en el muelle equivocado.

También puede quedar sobre un palé incorrecto o no incorporarse a la carga prevista.

La importancia de confirmar la carga

Un control de expedición puede verificar que los bultos cargados corresponden al envío y transporte previstos.

Dependiendo de la operación, esta comprobación puede realizarse mediante escaneo de bultos, palés, contenedores o unidades logísticas.

El objetivo es disponer de una confirmación fiable de qué mercancía ha salido, cuándo y bajo qué referencia de transporte.

Sin ese registro, una empresa puede descubrir demasiado tarde que una caja continúa dentro del almacén.

O, por el contrario, creer que sigue en las instalaciones cuando ya ha sido cargada.

8. El recorrido completo de una caja: de la orden a la expedición

Para comprender la importancia de la trazabilidad, podemos seguir un ejemplo hipotético.

Un cliente solicita un artículo.

El WMS genera la tarea de picking y asigna una ubicación de origen.

El operario confirma la recogida y deposita el artículo en un contenedor identificado.

El contenedor llega a clasificación y se registra su recepción.

Posteriormente, el artículo se incorpora a un pedido y se traslada a packing.

Durante el embalaje se valida el contenido y se genera un identificador único de bulto.

La caja terminada se deposita en una ubicación de expedición registrada.

Finalmente, se confirma su carga en el vehículo correspondiente.

En cada fase, el sistema puede conocer qué ha sucedido y cuál es el último punto de control confirmado.

Si surge una incidencia, no es necesario buscar a ciegas por todo el almacén.

Se puede comenzar por la última ubicación o transferencia registrada.

La diferencia entre buscar y localizar

Buscar significa intentar encontrar algo cuya ubicación desconocemos.

Localizar significa consultar información fiable que nos permite dirigirnos a un lugar determinado.

Un almacén bien organizado debería reducir al mínimo las situaciones en las que es necesario buscar mercancía sin información.

La trazabilidad convierte una investigación potencialmente larga en una comprobación más concreta.

9. ¿Cuánto cuesta una caja que no aparece?

El coste de una pérdida de trazabilidad no depende únicamente del valor económico del artículo.

También intervienen los recursos necesarios para resolver la incidencia.

Imaginemos que una caja no aparece y que tres trabajadores dedican quince minutos cada uno a buscarla.

En total se consumen 45 minutos de trabajo.

Si utilizamos un coste laboral hipotético de 20 euros por hora, la búsqueda representa un equivalente de 15 euros.

Puede parecer una cantidad reducida.

Pero si una instalación afronta diez incidencias similares al día durante 22 jornadas al mes, el tiempo acumulado equivaldría a 165 horas mensuales y a 3.300 euros de coste laboral teórico.

Este cálculo no representa un ahorro garantizado ni datos de una empresa concreta.

Tampoco incluye posibles retrasos, horas extraordinarias, reprocesos, reclamaciones o costes de transporte.

Sirve para ilustrar cómo las incidencias repetidas pueden consumir una capacidad operativa significativa.

El problema de una caja perdida no es únicamente encontrarla. Es todo lo que la organización deja de hacer mientras intenta localizarla.

10. El WMS debe reflejar lo que realmente ocurre

Un sistema de gestión de almacenes puede registrar ubicaciones, tareas, movimientos y estados.

Pero su fiabilidad depende de la calidad de los procesos y de los datos que recibe.

Si un operario mueve una caja sin registrar el traslado, el sistema puede dejar de representar la situación física.

Si se escanea un código incorrecto, también pueden generarse inconsistencias.

Por eso, la tecnología debe combinarse con procedimientos claros, formación y controles adecuados.

Evitar los escaneos que no aportan trazabilidad

No se trata de imponer escaneos indiscriminadamente.

Cada lectura debería cumplir una función concreta: confirmar identidad, origen, destino, contenido, transferencia o cambio de estado.

Los controles excesivos pueden ralentizar la operación si no están correctamente diseñados.

Por el contrario, la ausencia de controles en puntos críticos puede generar incidencias difíciles de resolver.

La solución está en analizar el recorrido de la mercancía e identificar dónde es necesario confirmar cada movimiento.

11. La formación del operario es fundamental

Un sistema de trazabilidad solo funciona si las personas comprenden cómo utilizarlo.

Durante la incorporación, el operario debería aprender no solo qué códigos debe escanear, sino por qué es importante hacerlo.

Debe entender las consecuencias de depositar una caja en una ubicación distinta de la registrada.

También necesita saber qué hacer cuando una etiqueta está dañada, un código no se puede leer o el sistema muestra información que no coincide con la realidad.

No solucionar un error creando otro

Una situación especialmente delicada aparece cuando el trabajador encuentra una incidencia y decide continuar el proceso sin registrarla.

Por ejemplo, si una caja no puede escanearse, trasladarla igualmente a la siguiente zona puede parecer una solución rápida.

Pero puede trasladar el problema a otro departamento y complicar su resolución.

Un procedimiento adecuado debería permitir comunicar la incidencia, identificar la mercancía y regularizar su estado mediante una actuación autorizada y trazable.

El objetivo no es culpabilizar al operario.

Es ofrecerle un sistema de trabajo que facilite hacer las cosas correctamente.

12. Team Leaders y Supervisores: responsables de mantener la trazabilidad

La trazabilidad no es responsabilidad exclusiva del trabajador que utiliza el escáner.

También depende de cómo se organiza y supervisa la operación.

El papel del Team Leader

El Team Leader debería comprobar que su equipo conoce los procedimientos, dispone de los dispositivos necesarios y comunica las incidencias.

También puede revisar las tareas pendientes, los contenedores sin ubicación confirmada y las unidades que permanecen demasiado tiempo en una zona.

Su objetivo es detectar problemas antes de que afecten al siguiente departamento.

El papel del Supervisor

El Supervisor necesita una visión más amplia del proceso.

Debe comprender cómo se conectan las diferentes áreas y qué ocurre cuando una transferencia no se confirma.

También puede analizar las causas de las incidencias repetidas, coordinar acciones correctivas y revisar si los procedimientos actuales generan puntos ciegos.

Un almacén no mejora únicamente porque se exija a los trabajadores escanear más.

Mejora cuando sus responsables diseñan procesos en los que cada movimiento importante queda controlado.

13. Indicadores para saber si estamos perdiendo trazabilidad

La empresa puede utilizar diferentes KPI para evaluar el funcionamiento del sistema.

Incidencias de mercancía no localizada. Número de unidades que no pueden encontrarse en la ubicación esperada.

Tiempo medio de localización. Tiempo necesario para resolver una búsqueda desde que se registra la incidencia.

Movimientos sin confirmación. Operaciones físicas o transferencias pendientes de registrar según el procedimiento definido.

Exactitud de ubicaciones. Grado de coincidencia entre la ubicación registrada y la ubicación física verificada.

Bultos pendientes de expedición. Unidades preparadas que todavía no tienen confirmada su salida o que superan el tiempo esperado en una zona.

Reprocesos por pérdida de trazabilidad. Actividades adicionales necesarias para corregir errores de identificación o ubicación.

Estos indicadores deberían analizarse junto con el volumen de actividad, la complejidad operativa y las causas de las incidencias.

El objetivo no es generar más informes.

Es detectar dónde se rompe el control del proceso.

14. Cómo evitar que una caja desaparezca dentro del almacén

La prevención comienza con una pregunta sencilla:

¿Podemos conocer, con un nivel de precisión adecuado, dónde se encuentra una unidad y cuál fue su último movimiento confirmado?

Para responder afirmativamente, es necesario diseñar un recorrido controlado.

Cada pedido debe disponer de una identificación fiable.

Las ubicaciones y contenedores deben estar correctamente identificados.

Los movimientos críticos deben registrarse.

Las transferencias entre departamentos deben tener procedimientos claros.

El embalaje debe mantener la relación entre el contenido y el bulto final.

La expedición debe confirmar la salida de la mercancía.

Y las incidencias deben resolverse sin destruir el historial de movimientos.

También es importante revisar periódicamente el funcionamiento del proceso.

Si una zona acumula cajas sin ubicación registrada, el problema debe investigarse.

Si las búsquedas se repiten en el mismo punto, probablemente existe una debilidad de organización que necesita corregirse.

La mejor forma de encontrar una caja perdida es diseñar un proceso que reduzca las posibilidades de perder su trazabilidad.

Conclusión: cada caja debe tener una identidad, una ubicación y un historial

En logística, controlar el inventario no consiste únicamente en saber cuántas unidades tenemos.

También necesitamos conocer dónde están, en qué estado se encuentran y qué movimientos han realizado.

Una caja puede pasar por picking, clasificación, packing, consolidación y expedición antes de abandonar el almacén.

Cada una de estas fases representa una oportunidad para mantener el control o perder información.

La tecnología permite registrar el recorrido, pero necesita procedimientos bien diseñados, operarios formados y responsables capaces de supervisar la operación de principio a fin.

Desde mi perspectiva, la trazabilidad debe entenderse como una parte fundamental de la productividad y del servicio al cliente.

Porque cuando una caja desaparece del sistema, el problema no afecta únicamente al inventario.

Afecta al tiempo, a los recursos, a la coordinación y a la confianza en la información.

Un almacén eficiente no es aquel que nunca tiene incidencias, sino aquel que sabe dónde está su mercancía, detecta rápidamente las desviaciones y dispone de mecanismos para resolverlas.

Álvaro Moreno Martín

Operaciones · Logística · Supply Chain · Liderazgo · Mejora continua

Los ejemplos y cálculos económicos incluidos son hipotéticos y tienen una finalidad ilustrativa.